...

Czym charakteryzuje się Krajowy System e-Faktur?

Temat Krajowego Systemu e-Faktur, w skrócie KSeF, w ostatnim roku stał się bardzo popularny. Wielu przedsiębiorców i właścicieli biznesów zastanawia się jakie czekają ich zmiany po wprowadzeniu tego systemu w życie i czy jest się czego obawiać. W poniższym artykule postaramy się odpowiedzieć na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

𝗞𝗿𝗮𝗷𝗼𝘄𝘆 𝗦𝘆𝘀𝘁𝗲𝗺 𝗲-𝗙𝗮𝗸𝘁𝘂𝗿 w skrócie 𝗞𝗦𝗲𝗙 jest to centralna baza Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, udostępnianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Tym samym, każda generowana przez przedsiębiorcę e-faktura, będzie trafiała za pośrednictwem KSeF do odbiorcy. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok tradycyjnych faktur papierowych i obecnie występujących faktur elektronicznych przekazywanych w dowolnym rodzaju pliku.

Każdy z podatników będzie mógł założyć sobie w systemie indywidualne konto, skąd będzie mógł wysyłać faktury ustrukturyzowane. Zostanie im nadany indywidualny numer. 

Wprowadzenie KSeF docelowo ma doprowadzić do przesyłania dokumentów zakupu wyłącznie w ustalonej odgórnie formie drogą elektroniczną. W ten sposób wymiana faktur ma być uproszczona a wgląd i dostęp do nich ułatwiony zarówno dla podatników jak i organów państwowych.

krajowy system e-Faktur

Czym charakteryzuje się faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która zawiera informacje odgórnie określone w przepisach, formę oraz jest zapisana w formacie elektronicznym XML. Format ten jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Zawiera w sobie wszystkie istotne informacje. Ma to na celu wykluczyć wszelkie pojawiające się do tej pory pomyłki związane z wystawianiem faktur. 
Format dokumentu powinien dać możliwość właściwego odczytania oraz przetwarzania zawartych danych, takich jak np. datę sprzedaży, dane kontrahentów czy kwoty. Informacje te nie są zapisane w formie obrazu, a znaczników, które przekazują dane w ustrukturyzowany sposób, dlatego faktura nosi nazwę ustrukturyzowanej. Język formatu XML nie jest czytelny dla człowieka. Dlatego też potrzebny będzie odpowiedni program księgowy pracujący z danym formatem, który odczyta go i przetworzy. W praktyce oznacza to możliwość automatycznego przekazywania konkretnych danych z faktury pomiędzy programami księgowymi bez udziału człowieka.
To jedna z głównych różnic między fakturą ustrukturyzowaną a fakturą elektroniczną.

Trzeba też jasno zaznaczyć, że tego typu system nie zdoła odczytać zwykłej faktury elektronicznej np. w formacie PDF. Informacje na takim dokumencie są zrozumiałe i czytelne. Na rynku znaleźć można programy, które automatyzują wprowadzanie faktur do systemu. Jest to np. Comarch OCR, który posiada funkcję optycznego rozpoznawania znaków.

Kiedy Krajowy System e-Faktur zacznie działać, a faktury ustrukturyzowane obowiązywać?

Od października do grudnia 2021 roku prowadzony był pilotaż z udziałem podatników. W celu dostosowania systemów informatycznych można nadal korzystać z udostępnionego środowiska testowego KSeF.

Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur został wprowadzony jako rozwiązanie dobrowolne. Każdy podatnik może obecnie wystawiać faktury ustrukturyzowane w jego ramach.

Ministerstwo Finansów dąży do tego, aby od pierwszego kwartału 𝟮𝟬𝟮𝟰 fakturowanie elektroniczne stało się obligatoryjne dla wszystkich podmiotów. Zgodnie z treścią decyzji derogacyjnej z 17 czerwca 2022 roku, w której to Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe. Całą treść dokumentu można znaleźć w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej. 

Polska stanie się kolejnym krajem po Hiszpanii, Włoszech i Portugalii, który decyduje się na zmianę modelu przetwarzania e-faktur z modelu nazywanego post-audit (gdzie faktury są przesyłane pomiędzy podmiotami gospodarczymi bez udziału urzędów podatkowych za pośrednictwem różnorakich rozwiązań) na model clearance (gdzie wymiana dokumentów odbywa się za pośrednictwem uprawnionego narzędzia/systemu informatycznego dostępnego w danym kraju).

Kogo dotyczy KSeF?

Krajowy System e-Faktur obejmuje wszystkich przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, a także tych zwolnionych z tego podatku. Kolejną grupą są podatnicy zidentyfikowani w naszym kraju do szczególnej procedury unijnej OSS i posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Bezpłatne szkolenie e-learningowe z obsługi aktualnych przepisów programie księgowy

Bezpłatne szkolenia e-learningowe z obsługi JPK_V7 w programie

Przetestuj system Comarch ERP OPTIMA - Pobierz Demo na swój komputer

Sprawdź ceny modułów

W jaki sposób rejestrować faktury w KSeF?

Faktury ustrukturyzowane można wystawić z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów lub za pomocą programów komercyjnych. Można to zrobić wykorzystując rozwiązanie Comarch EDI KSeF. System ten jest bezpośrednio zintegrowany z KSeF, co oznacza, że przy wystawianiu i odbieraniu faktur może on automatycznie dokonać walidacji zgodności dokumentów z KSeF

Jeżeli podatnik będzie korzystał z narzędzia udostępnionego prze Ministerstwo Finansów, to przy wystawianiu dokumentów będzie zobligowany do każdorazowego wprowadzania wszystkich danych. Może być już bardzo uciążliwe, szczególnie dla firm, które miesięcznie wystawiają dużą ilość faktur.

Dlatego też przedsiębiorstwa korzystające z systemów ERP, pilnujące obrotu towarowego czy posiadające rozbudowaną i spisaną listę kontrahentów, będą mogły korzystać z komercyjnych programów do fakturowania, np. Comarch EDI, które będą się komunikować z KSeF.

Warto również wspomnieć, iż systemy typu Comarch ERP Optima pozwolą również na przesyłanie wielu faktur jednocześnie do Krajowego Systemu e-Faktur, co niewątpliwie w znacznym stopniu usprawni obieg w porównaniu do pojedynczego wprowadzania dokumentów przez ministerialną platformę.

 

Jakie są główne korzyści wynikające z korzystania z KSeF?

Niewątpliwie z każdą nową zmianą powinny płynąć korzyści. Nie inaczej jest także w tym przypadku. Główną zaletą wprowadzenia KSeF jest ogólna standaryzacja e-Faktur. Jeden właściwy wzór oraz format dokumentu pozwoli na uniknięcie lub wczesne wykrycie pojawiających się pomyłek czy nieprawidłowości podatkowych.

Podatnicy, którzy już w tym roku zaczęli korzystać z platformy KSeF, szybciej otrzymali zwrot podatku VAT. Czas oczekiwania został skrócony z 60 do 40 dni.

Dodatkowo Krajowy System e-Faktur usprawni także procesy w innych kwestiach. Po pierwsze wszystkie wystawione e-Faktury będą archiwizowane w systemie przez 10 lat oraz zniesiony zostanie obowiązek gromadzenia ich w formie papierowej. Kolejną zaletą KSeF-u jest ułatwiony dostęp do dokumentów zarówno dla podatników jak i organów państwowych. Aby szybko odnaleźć interesującą nas e-Fakturę, wystarczy zalogować się do systemu. Często zdarzały się także przypadki, że dokumenty nie docierały do odbiorcy, ponieważ „ginęły” podczas wysyłki tradycyjną pocztą lub trafiały do spamu mailowego. KSeF ma wyeliminować takie problemy. Ponieważ faktury ustrukturyzowane są w pełni ujednolicone to łatwiej będzie porównywać je między sobą. Kolejną korzyścią takiego rozwiązania jest lepsza efektywność pracy oraz obniżenie kosztu obsługi księgowej z racji automatycznego księgowania. Dodatkową zaletą wprowadzenia tego systemu będą większe możliwości w zakresie wymiany zamówień na terenie UE.

Przewiduje się, że KSeF będzie musiał obsłużyć ponad 2 mld faktur miesięcznie.

Jakie rozwiązania oferujemy w ramach integracji z KSeF?

Obecnie producent oprogramowania Comarch oferuje rozwiązania, które będą się integrować z Krajowym Systemem e-Faktur i wspierać podatników w obsłudze e-Faktur. Są to:

  • Comarch ERP Optima
  • Comarch EDI

Do systemu Comarch ERP Optima zostaną dodane nowe dodatkowe funkcjonalności, które pozwolą na wypełnienie dokumentu zgodnie z wymaganym standardem. Umożliwią także przesyłanie faktur jednorazowo w większych ilościach na ministerialną platformę.

Natomiast system EDI (ang. Electronic Data Interchange) tak jak nazwa wskazuje -Elektroniczna Wymiana Danych- został już dostosowany do wymagań związanych z elektronicznym obiegiem faktur. Comarch EDI pozwala na wymianę dokumentów handlowych i finansowych, takich jak np. zamówienia, potwierdzenia zamówień, awiza wysyłki, faktury, faktury korygujące, itp. w postaci standardowego komunikatu elektronicznego bezpośrednio pomiędzy systemami komputerowymi partnerów biznesowych.

W związku z wcześniejszym wpisaniem w ustawę o VAT informacji, iż podatnicy, którzy są użytkownikami rozwiązania EDI mogą stosować faktury elektroniczne bez potrzeby archiwizowania jej papierowej wersji, to system ten został już w pełni przystosowany do wymagań związanych z elektronicznym obiegiem faktur.

Należy jednak pamiętać, że płatnicy, którzy stosują te rozwiązanie muszą otrzymać ponowną zgodę od swoich kontrahentów na wydawanie im obecnie faktur ustrukturyzowanych. Jest to innego rodzaju zgoda, niż ta wcześniejsza na wystawianie faktury elektronicznej.

Podstawa prawna

Podstawą prawną do zmian w zakresie wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur są dwie następujące dokumenty:

  • Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
  • Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)

 

Podsumowując, Krajowy System e-Faktur w Polsce oznacza kompletną rewolucję w procesie wystawiania dokumentów sprzedaży. Perspektywa podjęcia szeregu czynności, które będą potrzebne do wprowadzenia KSeF w przedsiębiorstwach jest nieuchronna. Dlatego też należy jak najszybciej rozpocząć przygotowania do zmian, by prawidłowo i efektywnie działać po wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur w życie.

Aby dowiedzieć się więcej o integracji Comarch EDI z platformą KSeF, należy wejść na stronę TUTAJ.

Materiały Prezentacyjne video

Przetestuj system Comarch ERP OPTIMA - Pobierz Demo na swój komputer

Sprawdź ceny modułów

Jesteśmy do Twojej dyspozycji

Adres

Warszawa, Pod Brzozami 14/7A
NIP:  952-222-39-04 
REGON: 520963405

Telefon

Wyślij nam wiadomość

0/5 (0 Reviews)
0/5 (0 Reviews)
Shopping Cart
Scroll to Top